AIを安全に使う7つのポイント 中小企業が決めたい社内ルール

あなたは生成AIを使っていますか？

生成AI(ChatGPT、Gemini、Claudeなど)文章作成、アイデア出し、資料づくり、メール文の下書きなど、さまざまな業務で使える便利なツールです。

私はもちろん使っています！

前回までの記事では、AIだけでは会社の知識は作れないこと、そしてホームページや情報発信は制作会社へ任せきりにするのではなく、自社でも育てていくことが大切だとお伝えしました。

オービックでも、ホームページ制作や運用支援、Web研修の現場で、
実際にお客様からも、
「会社でAIを使って大丈夫ですか？」
「どこまで情報を入力してよいですか？」
「社員が個人でChatGPTを使っているけど問題ありませんか？」
といった相談をいただくことが増えています。

AIは便利な道具ですが、会社で使う以上、
便利さだけでなく、情報の扱い方や確認ルールも必要です。

大切なのは、AIを怖がって禁止することではなく、安心して使うためのルールを決めることです。

この記事は、AIを難しく説明するための記事ではありません。

中小企業の経営者やWeb担当者が、
明日から社内でAIを使うときに、
最低限どこに気をつければよいかを整理するための記事です。

専門部署がなくても、まずは小さなルールを決める。
それだけでも、AI活用の安全性は大きく変わります。

AIを禁止するのではなく、安全に使うためのルールを決める

AIを会社で使うときに気になるのが、情報漏えいや、誤った情報をそのまま使ってしまうリスクです。

会社で使う以上、ここは事前にルールを決めておく必要があります。

ただし、リスクがあるからといって、AIをまったく使わないという判断も現実的ではありません。

大切なのは、AIを禁止することではなく、安全に使うためのルールを決めることです。

迷ったときは、次の3つを基準にしてください。

1. その情報は外部に出ても問題ないか
2. 個人や取引先が特定されないか
3. AIの回答を人が確認してから使っているか

この3つに迷う情報は、AIに入力しない。
まずは、このくらいシンプルなルールから始めるのがおすすめです。

AIを安全に使う7つのポイント

7つのポイント早見表

ポイント	会社で決めること
個人情報	そのまま入力しない
社外秘	未公開情報は入力しない
AI回答	そのまま公開しない
表現ルール	使う言葉・避ける言葉を決める
確認者	誰が公開前に見るか決める
役割分担	AIと人の仕事を分ける
運用	小さなルールから始める

個人情報・顧客情報をそのまま入力しない

まず最初に決めておきたいのは、個人情報や顧客情報をそのままAIに入力しないことです。

お客様の名前、電話番号、メールアドレス、住所、取引内容、見積書、契約情報などは、そのまま入力しないルールにしておくと安心です。

たとえば、問い合わせ対応文をAIに考えてもらう場合でも、実名や連絡先を入れる必要はありません。

「50代の男性のお客様から、納期について質問があった」
「法人のお客様から、見積内容について確認があった」

このように、個人が特定できない形に置き換えて相談することが大切です。

社外秘・未公開情報を入力しない

次に注意したいのは、社外秘や未公開情報です。

新商品情報、公開前のキャンペーン、仕入価格、利益率、取引先との条件、社内資料などは、慎重に扱う必要があります。

AIに入力すると便利そうに見えても、会社として外に出してはいけない情報は入力しない。
この線引きを決めておくことが大切です。

「公開済みの情報は使ってよい」
「未公開情報や社外秘は入力しない」

まずは、このシンプルなルールから始めるだけでも安全性は高まります。

AIの回答をそのまま公開しない

AIは自然な文章を作ってくれますが、内容が必ず正しいとは限りません。

商品説明、料金、営業日、法律、補助金、医療、税務、契約に関する情報などは、特に注意が必要です。

AIが作った文章をそのままホームページやSNSに掲載するのではなく、必ず人が確認する。
会社として公開してよい内容か、事実と違っていないかをチェックする。

この確認を入れるだけで、トラブルを大きく減らせます。

会社の言い方・禁止表現を決める

AIに文章を作ってもらうと、きれいな文章にはなります。
しかし、そのままだと「どこにでもある表現」になりやすいことがあります。

会社として使いたい言葉、避けたい言葉を決めておくことも大切です。

たとえば、

・お客様をどう呼ぶか
・自社の強みをどう表現するか
・大げさな表現を避けるか
・専門用語をどこまで使うか
・価格や効果をどこまで言い切るか

こうしたルールがあると、AIで作った文章も会社らしい表現に整えやすくなります。

誰が確認してから公開するかを決める

AI活用で意外と大事なのが、確認する人を決めておくことです。

担当者がAIで文章を作る。
その文章を誰が確認するのか。
社長なのか、上司なのか、Web担当者なのか。

ここが決まっていないと、せっかく文章ができても公開前で止まってしまいます。

AIで下書きを作る人。
内容を確認する人。
実際にホームページやSNSへ掲載する人。

この役割を決めておくと、AI活用は続きやすくなります。

AIに任せる仕事と、人が判断する仕事を分ける

AIに向いている仕事と、人が判断すべき仕事を分けることも大切です。

AIに向いているのは、

・文章の下書き
・見出し案
・SNS投稿案
・メール文のたたき台
・構成案
・チェックリスト作成

などです。

一方で、

・最終的な掲載判断
・価格や契約に関する判断
・お客様への個別対応
・会社の方針
・クレーム対応の最終判断

は、人が責任を持って判断する必要があります。

AIは便利な相棒ですが、会社の責任者ではありません。

まずは小さなルールから始める

最初から立派なAI利用規程を作ろうとすると、難しく感じるかもしれません。

まずは、簡単なルールで十分です。

・個人情報を入れない
・社外秘を入れない
・AIの文章をそのまま公開しない
・公開前に必ず人が確認する
・困ったときは社内で相談する

これだけでも、AIを安全に使う第一歩になります。

ルールは一度作って終わりではありません。
実際に使いながら、会社に合う形へ少しずつ育てていくことが大切です。

AI活用で一番大切なのは「便利さ」と「安全性」の両立

AIは、使い方を間違えなければ、非常に心強い道具です。

文章作成の時間を短縮できる。
アイデア出しの幅が広がる。
ホームページやSNSの更新も続けやすくなる。

一方で、入力してはいけない情報を入れてしまったり、AIの回答を確認せずに公開してしまったりすると、思わぬトラブルにつながることもあります。

だからこそ、中小企業に必要なのは「AIを使うか、使わないか」ではなく、「どう安全に使うか」という視点です。

オービックが考えるAI活用

オービックは、沖縄で20年以上、中小企業のホームページ制作・運用支援、Web集客、社内研修を行ってきました。

その中で感じているのは、AIを使えるかどうかよりも、
「会社の情報をどう整理して、どう安全に使うか」
の方が重要だということです。

AIに一般的な指示を出せば、文章は作れます。
しかし、会社の強み、お客様の声、現場で起きた事実、社長のこだわりは、AIが勝手に作ってくれるものではありません。

だからこそ、AIを安全に使うルールと、会社の情報を蓄積する仕組みの両方が必要だと考えています。

現在、現場の一次情報をWeb発信に活かすためのAIマーケティング支援ツールが作れないかと考えています。

ただし、私たちが目指しているのは、AIに何でも任せることではありません。

会社の背景情報。
お客様からよく聞かれる質問。
現場で積み重ねた経験。
社員さんの工夫や想い。

こうした会社にしかない情報を、安全に蓄積し、Web発信に活かせる状態をつくることです。

AIを便利に使うだけではなく、安心して使えるルールと仕組みを持つこと。
これが、これからの中小企業に必要なAI活用だと考えています。

まとめ

AIは、これからの中小企業にとって心強い道具です。

文章作成、アイデア出し、資料づくり、ホームページやSNSの更新など、さまざまな場面で業務を助けてくれます。

しかし、便利だからこそ、会社で使うにはルールが必要です。

今回紹介した7つのポイントを、もう一度整理します。

1. 個人情報・顧客情報をそのまま入力しない
2. 社外秘・未公開情報を入力しない
3. AIの回答をそのまま公開しない
4. 会社の言い方・禁止表現を決める
5. 誰が確認してから公開するかを決める
6. AIに任せる仕事と、人が判断する仕事を分ける
7. まずは小さなルールから始める

AIを怖がる必要はありません。
ただし、何でも自由に使ってよいわけでもありません。

安心して使えるルールを決めたうえで、会社の知識や現場の情報をWeb発信に活かしていく。

それが、AI時代の中小企業に必要な一歩だと考えています。

最後にあなたの会社へ質問

最後に、あなたの会社へ一つ質問です。

御社では、AIに入力してよい情報と、入力してはいけない情報のルールは決まっていますか。

もし決まっていないなら、まずは今日から、

「個人情報は入れない」
「社外秘は入れない」
「公開前に人が確認する」

この3つだけでも、社内で共有してみてください。

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