日々の仕事「ToDoリスト」がいつも終わらない方に必見!「魔法のリスト」で解決

今日も仕事頑張るぞ!と意気込んで朝からせっせと仕事こなしていったけど、スタッフや取引先、知らない方からの電話やメールが。話し聞いてるうちに今日やりたかった仕事や作業、ほとんど終わってない・・。とストレス溜まっていませんか??今回、仕事がはかどりストレスから開放される方法を紹介します。

ToDoリスト、タスクリストを書いているイメージ写真

タスクリスト(クローズリスト)を用意して持ち歩く

タスクリストは、To-Do(トゥドゥ)リストとも言われてますね。ここで重要なこと教えます。このリストは、今日やるべきこと、重要なことだけ書いて追加はしないことです。よっぽどのコトがない限りは、追記しないルールにする。

これまで、「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」優先順位をつけたり、他のタスクリストの管理方法など試した結果、一番シンプルで実行できたのが、タスクリストをクローズリストにしたことでした。

仕事していると、あとから、あとからドンドン優先順位の高い仕事や作業が入ってきます。それを防止するのが、タスクリスト=追加禁止リスト。その都度、タスクリストに追加していくと、結局今日一日が「忙しかったけど、結局何をしたんだろう・・」と他人に振り回される一日になってしまいます。それは避けたいですね。

備忘リスト(オープンリスト)はメモ帳で気楽に管理

タスクリストの紹介でも書いた通り、仕事していると、あとから、あとからドンドン仕事の依頼や相談が入ります。その時に、この備忘リストが役立ちます。何も考えず「備忘リスト」に、「○○さんへアポの連絡」「○○社へ見積書をメールで送る」「○○さんから○○の依頼」といった作業をメモするリストです。

お願いされたことを忘れてしまうと信用問題。小さい仕事、タスクですが重要です。とりあえずメモ帳に書き留めておけば忘れません。あと、メールで送るのも便利です。件名に用件入れて本文空で自分宛に送信。結構、このメールメモ使っている方、多いですね。私は手書きのメモ帳派ですが。

備忘リストは、オープンリスト。どんどんメモして記録して忘れてスッキリしましょう。これで、重要なタスクに集中できます。ここで大事ポイントは「備忘リスト」をすぐタスクリストに追加しないことです。よっぽどのことじゃない限りです。タスクリストの作業終えたあとのスキマ時間で備忘リストをチェックして緊急対応するか決めましょう。ほとんどが後日対応でOKだったり、やらなくて良いことだったりと、リストから削除すること結構多いです。

この「備忘リスト(オープンリスト)」と「タスクリスト(クローズリスト)」を使い分けてから、仕事の効率が格段にアップ。やるべきことが沢山溜まってのストレスから開放されてホント嬉しい魔法のリストです。

予定表にタスクリストを入れる。これで重要な仕事がほぼ完了

最後の仕上げです。今日やるべき重要タスクは、予定表のスケジュールに入れておけばこのタスクはほぼ完了!ここが結構重要、肝心なところです。

できるだけ今日のスケジュール表にはタスクリストをしっかり入れておきます。そうすれば、後から急な打ち合わせや、来訪などの相談あった場合、予定に入っているタスクが優先なので、急な割り込みはきっぱり断れます。

そうしないと、重要でない仕事や作業がどんどん入ってきて結局「今日もやるべきことがこんなに残ってしまった・・」とストレスたまる状態に。なので、今日のスケジュールにタスクを入れてあなたの貴重な時間を埋めましょう!守りましょう!

この記事のまとめ

いかがでしたか?今回は、重要な仕事が後回しにならない「魔法のリスト」を紹介しました。これで、あなたの夢、目標に向かってのやるべきリストが、コツコツこなしていけますね。今回紹介した「タスクリスト(クローズリスト)」「備忘リスト(オープンリスト)」も自分にフィットするかはやってみないとわかりません。まずはチャレンジですね。

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