Posted : 2015.09.23 by : Category : IT活用・コンピュータ.

小さな会社「オービック」です。
社長!書類探しに時間を取られていませんか?

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photo by flickr : alancleaver_2000

ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間150時間
労働時間を1日8時間とすると、なんと19日分。ほぼひと月の営業日に匹敵する時間、探し物をしている計算になるそうです。
なんとも「無駄な時間」

弊社は5年ほど前からスキャンスナップを活用しています。私の仕事必需品の一つです。

スキャンスナップとはドキュメントスキャナです。 お手持ちの書類や紙などを電子化することができます。

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

スキャンスナップ活用のキッカケ

導入のきっかけは、現像した写真を整理したかったから。デジカメが普及する前のフィルム時代を人生の半分過ごしてきた私は、現像した写真が整理できなくて困っていました。スキャンスナップを見つけ、「これなら整理できる!」と確信して購入したのですが、使っているうちに、書類整理に向いている事に気付き、今はもっぱらそのためだけに使っています。
振り返ると、いつもいつも探し物ばかりしていました。あれがない!探してくれない?とスタッフを巻き込むこともシバシバ…。2人が探しものの為に仕事の手を止めるとは、何とも効率が悪いですよね?

 

どうやって使うの?スキャンスナップの使い方

書類は一旦全部スキャンします。書類をスキャンスナップにセットしてボタンを押すだけです。
そこから「保管【重要】」「とりあえず保管」「捨てる」に保管分けして、「捨てる」と決めた書類を捨てるだけ。
雪崩がおきそうな書類の山が一変、机の上がスッキリ片付きます。

 

どこに保存したらいいの?

保存先は会社のディスクとクラウドサービスのDrop Box、Evernoteの両方を活用しています。
もちろん、自社のセキュリティー対策も必要です。

 

すぐに探せるの?保存にはそれなりの工夫を

はい、問題なく探すことができます。
それには保存方法の工夫が必要です。私はタイトルと日付を必ず記載してます。そしてタグずけ。
ただスキャンしたらいいというわけではありませんので、探す手間を省くための少しの工夫を怠らないことです。

 

スキャンした書類はどうしたらいいの?

「保管【重要】」は所定の保管へ綴ります。
捨てるか迷ったら、期間を決めて「とりあえず保管」へ保管します。半年〜1年後に必要ないと感じたら捨てます。
私はいらないと思う領収書は「捨てる」に保管して現物は直ぐ捨てます。なぜなら、今必要ないと思っていても、後で捨てるんじゃなかった!!と思うことが多々あるからです。念には念を!といったところです。

 

スキャンするようになってどう変わったか?

ご察しの通り、書類の山が減りました。
探し物の時間が減りました。スタッフも私の探し物に巻き込まれることなく仕事に専念しています。

 

これからのスキャナー活用方法

聞くところによると、決算処理の領収書スキャン保存が緩和されるとのこと。
そうすると、場所をとっていた保管スペースがいらなくなりますね!
なんと良いことづくめです(^^)

 

年間150時間もの探し物時間、そのまま何もせずにダラダラ探し物の時間に費やしますか?
それとも、その時間を営業に使いますか?
小さな会社はITをうまく活用して無駄をなくすことで、しっかり稼ぐ仕事が可能です。

「時間の無駄を省く」ためのスキャン活用術でした!